Що очікує українців з переходом на електронні трудові книжки?

Електронні реєстри про стаж і заробіток українців в електронному вигляді ведуться іще з 2004 року, однак досі самі трудові книжки ведуться у паперовому вигляді. Тепер же йдеться і про їхнє оцифрування.

Закон про перехід на електронні трудові книжки президент Володимир Зеленський підписав на початку березня. Відомості про страховий стаж українців почали оцифровувати після 2004 року, створивши відповідні електронні реєстри. До речі, кожен українець, взявши електронний цифровий ключ може отримати доступ до своїх даних на відповідних ресурсах. Тепер на часі – оцифрування старіших записів. Як саме це відбуватиметься і що зміниться для українців, дізнавались експерти Центру громадського моніторингу та контролю.

Де зберігатиметься інформація?

Втім, він паперових книжок планують відмовитися не відразу. Згідно із законом, для  переходу передбачається п'ятирічний період, під час якого можна використовувати і паперову, і електронну трудову.

Облік даних, як і раніше, вестиме Пенсійний фонд (ПФУ). Саме він відповідає за накопичення, зберігання та обробку інформації про страховий стаж працівників для отримання пенсій.

На сайті ПФУ на кожну застраховану особу буде заведена персональна електронна картка, яка міститиме загальний страховий стаж, зокрема, й набутий до 2004 року. Відповідні відомості будуть вноситися до реєстру на підставі трудової книжки або окремих документів, які підтверджують стаж роботи.

Хто оцифровуватиме дані?

Інформацію з паперової трудової книжки до цифрової можна буде перенести як самостійно, так і з допомогою роботодавця. Це можна зробити через вебпортал електронних послуг ПФУ, додавши скан-копії трудової книжки. Для таких копій встановлено певні вимоги. Зокрема, вони мають бути кольоровими, чіткими та відображати всі реквізити документа. Заповнені сторінки мають бути у хронологічному порядку, формат зображення .jpg або .pdf, розмір кожного файлу не більше одного мегабайта.

Щоб скористатись сервісом, обов’язково треба мати електронний підпис або печатку, а роботодавець повинен отримати також згоду працівника на обробку персональних даних.

Що має зробити роботодавець

«Наприклад, роботодавець буде за всіх своїх працівників робити скан-копії, завіряти їх власним електронним підписом і подавати їх до нас. Оцифрування внесеної інформації в реєстр буде здійснюватися в Пенсійному Фонді України»,

– пояснює заступник голови Пенсійного фонду з питань цифрового розвитку Олександр Малецький.

Після перенесення відомостей до електронного реєстру роботодавець повинен видати оригінал паперової трудової книжки працівнику.

Втім, на вимогу працівника, згідно з законом, роботодавець буде зобов’язаний продовжувати паралельно із електронним обліком вести трудову в паперовій формі.

Який документ видадуть після звільнення?

Урядовці запевняють, що в повсякденному житті українців нічого не зміниться. Основне місце роботи буде визначатися за відомостями в реєстрі застрахованих осіб. У день звільнення роботодавець видаватиме працівнику лише копію наказу про звільнення та проводитиме остаточний розрахунок у встановлені строки.

За законом стане можливим автоматичне призначення пенсії за віком через особистий кабінет на вебпорталі електронних послуг. Водночас в українців зберігається право відстрочення виходу на пенсію.

Щорічна економія – майже 500 мільйонів гривень

За словами авторів закону, перехід на електронний облік має чимало переваг: від зменшення витрат роботодавців на ведення паперового документообігу до неможливості загубити або зіпсувати книжку.

За даними аналітичного центру EasyBusiness, скасування паперових трудових може заощадити для бізнесу близько 500 мільйонів гривень щороку. Окрім того, електронний облік спросить доступ до інформації про освіту та кваліфікацію працівників. Роботодавці зможуть ефективніше планувати підготовку та перепідготовку фахівців.

Чи будуть персональні дані захищені?

Безумовно, не лише критиків закону, а й усіх українців цікавлять ризики, які несе електронна системи. Чи будуть персональні дані українців надійно захищені, чи не будуть спотворені записи про досвід, чи можливий збій та втрата інформації?

«Підстав для хвилювання немає. У молоді зараз немає паперового паспорта, у людей немає паперової книжки з рухом коштів на своєму рахунку в банку, які були колись, тепер не буде й паперової трудової книжки. Це не страшно, адже дані зберігаються в захищених реєстрах, і їх хоч щодня людина може перевіряти й контролювати».

Експерт соціальних програм Центру Разумкова Ольга Пищуліна

Втім, експерти зазначають, що навіть якщо і йдеться про певні ризики, то їх не більше, ніж у паперових книжок. Адже якщо підприємство закрилось чи збанкрутіло, то відновити трудовий досвід не завжди вдається навіть з паперовою трудовою.

Усунути «людський фактор»

Чи не найважливішою перевагою електронних трудових книжок експерти називають усунення людського фактору і більший контроль.

«Це додатковий контроль з боку людини, яка будь-коли може зайти в реєстр загальнообов'язкового соціального страхування та подивитися, чи сплачує за нього роботодавець соціальні внески, які саме, подивитися свій страховий стаж. Адже часто бувало, що у паперову книжку кадровик записує людині, що вона працює, а внески роботодавець не сплачує і людина залишаться без пенсії»,

– наголошує експерт Реанімаційного пакету реформ Ілля Несходовський.

Коли закон набуде чинності?

Закон набуде чинності через три місяці з дня опублікування, а саме 10 червня. В українців буде ще чимало часу, щоб розібратися зі всіма нюансами переходу на цифру. Загалом же експерти погоджуються, що переживати через відмову від паперової книжки не слід, адже це послідовна вимога часу.

Як повідомляв «Погляд», дані Державної служби зайнятості свідчать про те, що вакансій для безробітних вистачає. Принаймні, з початку нинішнього року у Державній службі зайнятості було заявлено понад 133 тисячі вакансій.

Звичайно ж, рівень професіоналізму відіграє роль для роботодавця. Зокрема, для виявлення рівня фаховості педагогів в Україні відбувається сертифікація вчителів.

Щоб бути першими у курсі найсвіжіших новин Київщини, України та світу – переходьте і підписуйтесь на наш  Telegram-канал «Погляд Київщина – Інформаційна Агенція». Читайте нас у Facebook «Погляд Київщина» і дивіться на YouTube.