Держархів Київщини тимчасово закрив для користувачів фондосховище

Суцільне перевіряння наявності та фізичного стану документів та їхнє оцифрування з майбутньому спростить користування справами. Але для завершення роботи потрібен час

Держархів Київської області поінформував про те, що з1 листопада 2019 року розпочинає суцільне перевіряння наявності та фізичного стану документів в архівосховищах по вул. Володимирська, 15-А. Це потрібно для встановлення фактичної наявності документів Національного архівного фонду, виявлення та усунення недоліків в обліку документів. Тому тимчасово призупиняється видавання документів з цих архівосховищ, за винятком  тих, які необхідні для виконання запитів соціально-правового характеру юридичних та фізичних осіб, а також судів, правоохоронних органів та органів фінансового контролю. Архівні справи, які були замовлені для видавання із архівосховища по вул. Володимирська, 15-А до 01 листопада 2019 року, будуть надані користувачам відповідно до їх замовлень.

Це повідомлення викликало хвилю запитань, і не лише щодо термінів первірки і завершення, а й щодо того – чому закривається все сховище, і чому не можна проводити перевірку поступово. Були й закиди щодо того, що, мовляв, «треба переписати історію»…

То ж держархів Київщини на своїй Фейсбук-сторінці опублікував роз’яснення щодо тимчасового закриття сховища.

«Сховища державного архіву по вул.Володимирській, 15-А знаходяться у цокольному приміщенні будівлі колишніх Присутніх місць, куди в 1857 році був переміщений Київський губернський архів. Наразі приміщення будівлі перебуває у комунальній власності громади м.Києва. Архівосховища знаходяться на території ГУ Національної поліції в Київській області, вхід до яких здійснюється через систему доступу Нацполіції. Приміщення складається із 15-ти окремих кімнат (одна з яких – робоча кімната для зберігачів) загальною площею 610,3 кв.м. Висота стелі – 4,5 м. У сховищах є централізоване опалення, температурно-вологісний режим впродовж року стабільний – 18-20С. Вікна захищені гратами; під час Революції Гідності були захищені металевими щитами. Приміщення обладнані первісними засобами пожежогасіння».

Архів пояснює, що, втім, ще у 1999 р. був припис пожежної служби щодо зупинки експлуатації сховища. Для того, щоб впорядкувати роботу, було здійснено низку заходів, зокрема, йдеться про генеральне прибирання й впорядкування, косметичний ремонт.

«Спростовуючи різні безпідставні чутки відвідувачів, які мали можливість відвідати це сховище 15 років тому, повідомляємо, що «колодців» з документами, «води по коліна в перемішку з документами» на підлозі, зграй щурів і «все дуже жахливо» в архівосховищах по вул. Володимирській, 15-А немає. Але, безумовно, там є проблеми і ми їх не приховуємо – ми намагаємося їх вирішити. Починаючи з 2010 року, там проводиться перевіряння наявності архівних документів; визначається порядок та схема розміщення документів; враховуючи непоодинокі випадки виявлення документів одного фонду в різних сховищах, здійснюється переміщення справ; проводиться облік справ, які потребують ремонту та реставрації; беруться на облік виявлені справи; здійснюється картонування документів. І, виконуючи зазначені роботи, державний архів протягом усього часу не призупиняв видавання справ користувачам до читального залу та працівникам архіву для виконання запитів юридичних та фізичних осіб. Намагаючись здійснити вчасне обслуговування користувачів в читальному залі, працівники архіву щотижня завантажували і перевозили десятки архівних справ, вага яких сягала сотень кілограм (враховуючи, що більшість з них - це неформатні справи ХVIII-XIX ст.)», йдеться в повідомленні.

Розповідаючи про рішення щодо здійснення суцільного перевіряння наявності та стану документів в архівосховищах по вул.Володимирській, 15-А та про тимчасове призупинення видавання документів із цих сховищ, в архіві пояснюють:

«З серпня 2018 року державний архів розпочав роботу з оприлюднення на своєму веб-сайті цифрових копій описів справ, де на сьогодні розміщені описи справ 60% фондів. Цим інформаційним ресурсом онлайн за 10 місяців 2019 року скористалося 17 365 користувачів (60 відвідувань на добу). Але державний архів мав інші непередбачувані наслідки оприлюднення цифрових образів описів справ в мережі Інтернет:

1. Різке збільшення (втричі) кількості архівних справ, замовлених до читального залу або для отримання їх цифрових копій. За 4 місяці 2019 року державний архів надав в користування (в паперовому або електронному форматі) саме таку кількість справ, яку видав раніше за увесь 2018 рік. Зі сховищ по вул. Володимирській, 15-А за І пів. 2019 року було видано 1200 справ, що перебільшує минулорічний показник на 50%.

2. Розширення тематичного кола замовлених для опрацювання архівних справ, зміни векторів досліджень наших користувачів і, як наслідок, зменшення частки архівних справ, які не замовляються, і раніше вважалися незатребуваними. Аналізуючи статистику замовлених справ за останні 8 місяців, можна стверджувати, що наразі в державному архіві спостерігається зацікавленість користувачів в тих архівних документах, які раніше не замовлялися десятиріччями.

Внаслідок цього, починаючи з липня 2018 року, майже припинилася робота щодо перевіряння наявності та стану архівних справ, систематизації фондів, картонування документів в сховищах по вул.Володимирській, 15-А. Збільшилася кількість архівних документів, не виявлених під час виконання замовлень на видавання справ до читального залу, що викликало нарікання користувачів на роботу працівників державного архіву.

Варіантів виходу із цієї складної ситуації було небагато – або здійснювати перевіряння наявності документів у сховищах по вул. Володимирській, 15-А зусиллями усіх працюючих в державному архіві зберігачів фондів (їх всього - 8) і, таким чином, повністю паралізувати роботу читального залу та виконання запитів, або припинити видавання документів із архівосховищ по вул. Володимирській, 15А, сконцентрувавши зусилля 3-х зберігачів фондів виключно на перевірянні наявності документів, систематизації фондів і картонуванні справ. Ми обрали другий варіант. Відповідно до обраного варіанту був виданий наказ державного архіву від 24.10.2019 № 89 «Про здійснення суцільного перевіряння наявності та стану документів в архівосховищах державного архіву по вул.Володимирській, 15-А», відповідно до якого передбачено розпочати проведення суцільного перевіряння наявності та стану документів в цих сховищах і тимчасово призупинити видавання документів з архівосховищ по вул. Володимирській, 15-А з 01 листопада 2019 року, за виключенням документів, необхідних для виконання запитів соціально-правового характеру, що надходять від юридичних та фізичних осіб, а також судів, правоохоронних органів та органів фінансового контролю».

Пояснюючи, чому неможливо було проводити перевіряння наявності поступово, не закриваючи всі сховища, в архіві зауважують, що через обмежений кадровим ресурс нині немає фізичної можливості одночасно якісно перевіряти наявність документів та видавати справи до читального залу. До того ж, без перевіряння наявності документів та систематизації фондів буде залишатися високим відсоток невиявлених справ на замовлення користувачів.

Щодо термінів перевірки – архівісти зазначають, що через велику кількість документів точні терміни неможливо встановити.

Також Держархів Київської області інформує про те, що список фондів, що зберігаються у сховищах по вул.Володимирській, 15-А, буде додатково розміщений на веб-сайті державного архіву.

Інформація підсумки перевіряння наявності та стану справ буде оприлюднюватися на веб-сайті та сторінці у Фейсбуці державного архіву наприкінці кожного місяця.

Також архівісти підкреслюють, що під час планування цих заходів, архів не ставив за мету обмежити право певних конкретних осіб на користування документами, що зберігаються в архівосховищах по вул.Володимирській, 15-А.

Фото: Державний архів Київської області